Проблема сохранности архивных фондов, их открытости и доступности встала в России во весь рост не сегодня и даже не вчера. В последние годы много делается для того, чтобы вывести работу архивов на новый, современный уровень: на государственном уровне утверждаются программы по применению инновационных технологий, используется мировой опыт, набирает обороты деятельность по переводу архивных документов в электронный формат. Не остался в стороне от этой деятельности и Государственный архив Волгоградской области.
Фонды Государственного архива Волгоградской области насчитывают более миллиона единиц хранения. Документов могло бы быть и гораздо больше, однако свою «лепту» тут внесла война: многие архивные фонды оказались утрачены во время бомбардировок города в августе 1942 г. и последующих эвакуаций и переездов. Да и возвращать архив после войны было, по сути некуда: Волгоград был дотла разрушен войной. Достаточно сказать, что постоянное помещение областной архив обрел только 1958 году.
Оцифровка архивных фондов позволяет не только сохранить особо ценные документы, но и облегчает доступ к работе с ними. По словам Ирины Котовой, заместителя начальника отдела Государственного архива Волгоградской области, «бумажный носитель со временем и с частотой использования документа портится, текст выгорает, сама по себе бумага оставляет на себе следы пальцев, потожировые следы. А электронный документ сохраняется в том виде, в котором его создали». В первую очередь специалисты архива занялись оцифровкой документов, которые либо находятся в плохом физическом состоянии, либо пользуются большим спросом у пользователей.
А что в первую очередь интересует посетителей читального зала? В основном - их родословная (генеалогические разыскания с каждым годом приобретают все большую популярность). Отсюда большой спрос на метрические книги. В цифровом варианте они ничем не отличаются от оригинала. Есть только одна разница: электронный документ могут изучать сразу множество пользователей, и хранится он практически вечно. Надо, правда, отметить, что на сегодняшний момент у архива нет специализированной программы по сохранению и дальнейшему использованию оцифрованных документов. Эта проблема, как ожидается, будет решена в ближайшие год-два. В будущем архив планирует разместить все электронные копии документов на своем интернет-сайте.
